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Protocolo de gestión y tramitación de informaciones

El procedimiento de gestión y tramitación de informaciones conforme a las disposiciones establecidas y referenciadas en el apartado V) Ámbito procedimental, desarrolladas a lo largo de este protocolo y que será objeto de concreta publicidad en cumplimiento de lo exigido en el artículo 25 y siguientes de la Ley 2/2023, se regirá por las siguientes actuaciones:

1.       Recepción de las informaciones

Las informaciones serán recibidas:

a)       De optar el informante por presentar la comunicación por medios escritos: A través del formulario insertado en la pestaña “Canal interno de información ” habilitado en la página web canalcomunicaciones.marajosr2.sg-host.com

b)      De optar el informante por realizar la comunicación de forma verbal, esta se deberá realizar a través del número de teléfono habilitado al efecto (900 747 516). Esta comunicación será grabada pudiendo el informante elegir mediante manifestación verbal durante la misma llamada, si desea que el soporte de grabación sea conservado como medio de prueba o si opta por la ejecución de una transcripción literal de la llamada, eliminándose de forma inmediata la grabación una vez la transcripción fuese ejecutada por el Responsable.

c)       Excepcionalmente, mediando solicitud del comunicaciónnte – solicitud que se deberá formular por las mismas vías señaladas en los puntos anteriores-, se permitirá la formulación de la comunicación de forma presencial, a efecto de lo cual se le concertaría una reunión dentro de los siete días naturales siguientes a la presentación de la solicitud.

De optar el comunicaciónnte por la presentación presencial de la comunicación esta será documentada, a elección del informante:

a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o

b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

El informante, habiendo optado por cualquiera de las opciones de presentación de información, podrá elegir si desea recibir las comunicaciones de las actuaciones que se produzcan durante el procedimiento, incluido el acuse de recibo, debiendo indicar para ello una dirección, ya sea postal o electrónica, o número de teléfono para la recepción de comunicaciones, ello sin perjuicio del derecho de renuncia en cualquier momento del procedimiento.

Se establecerá un sistema por el que al comunicaciónnte, al momento de presentar la comunicación, se le facilite un código o referencia de comunicación. Con ese código se le permitirá desde la web del Canal, acceder para consultar, si así lo estima, el estado de tramitación de su comunicación y los actos y solicitudes de información que el gestor del canal les haya, en su caso, requerido. Desde ese apartado, el comunicaciónnte, podrá aportar la información adicional que se le requiera, siempre manteniendo las condiciones de seguridad y anonimato requeridos por la ley.

En el caso de aceptar la recepción de comunicaciones, se le remitirá en un plazo de siete días naturales acuse de recibo de la información presentada.

2.      Gestión de las informaciones

La información o comunicación presentada y, en su caso, la documentación acreditativa que se hubiera adjuntado sobre los hechos comunicacióndos, serán tratados por el Responsable del sistema que se ocupará de su recepción, de realizar un análisis preliminar de los hechos comunicacióndos y su adecuación al formulario habilitado.

Tras ello, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a contar desde su efectiva recepción, tomará alguna de las siguientes decisiones:

a) Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:

1.º Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.

2.º Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación.

3.º Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del Responsable, de indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.

4.º Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.

b) Admitir a trámite la comunicación.

c) Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

d) Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.

Después de seguirse los anteriores hitos y plazos, la decisión adoptada por el Responsable en esta fase del procedimiento será comunicada a la persona comunicaciónnte en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

3.      Comunicación al comunicacióndo

Cualquier persona que haya sido objeto de comunicación admitida a trámite será informada sobre:

(i)                  La recepción de la comunicación,

(ii)                Una sucinta relación de hechos y de la documentación, en su caso, adjunta.

(iii)              Su derecho a presentar alegaciones por escrito en un plazo de diez (10) días naturales desde la recepción de la comunicación.

(iv)              Del tratamiento de sus datos personales.

Excepcionalmente, si el Responsable considerase que existe riesgo de que la notificación a la persona comunicaciónda pudiera comprometer la investigación, dicha comunicación podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considera que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

En todo caso, el plazo para informar a la persona comunicaciónda no excederá de un (1) mes desde que se haya recibido la comunicación, ya sea por escrito o mediante comunicación personal a los efectos descritos en el párrafo precedente.

4.      Investigación de los hechos comunicacióndos

Admitida a trámite la comunicación, el Responsable iniciará las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos comunicacióndos. Para ello podrá solicitar cuanta información y documentación considere necesaria para tratar de esclarecer los hechos comunicacióndos, a cuántas departamentos, áreas o personas de la entidad que considere oportunos.

A tal fin, y siempre que se les solicite, el personal de la entidad deberá prestar toda su colaboración con las labores de investigación que se lleven a cabo.

Para el caso del informante haber aceptado la comunicación de los actos dictados durante el procedimiento, habiendo señalado al efecto una dirección de contacto, podrá requerírsele de resultar necesario para la averiguación de los hechos, que aclare o amplíe la información.

En el caso de que por la naturaleza de los hechos se estime que la investigación será compleja, podrá recabarse la ayuda o el asesoramiento especializado de un experto externo, que se coordinará con el Comité de Prevención de Riesgos Penales.

5.      Terminación de las actuaciones

Concluidas todas las actuaciones, el Responsable del sistema emitirá un informe que contendrá:

a) Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro

b) La clasificación de la comunicación a efectos de conocer su prioridad o no en su tramitación.

c) Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.

d) Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.

Emitido el informe, el Responsable adoptará alguna de las siguientes decisiones:

a) Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada.

b) Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción.

c) Traslado de todo lo actuado a la autoridad competente.

d) Adopción de medidas legales y disciplinarias internas, de cualquier índole.

El plazo para finalizar las actuaciones y dar respuesta al informante, en su caso, no podrá ser superior a tres (3) meses desde la entrada en registro de la información, o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

6.      Ejecución

Corresponderá aplicar la sanción interna o medidas disciplinarias acordadas en cada caso a la persona o personas que tengan atribuidas dichas funciones, bajo apoderamiento suficiente.

En el caso de que se trate de sanciones correspondientes al ámbito laboral, la persona encargada será quien ocupe la posición de responsable de Recursos Humanos. Si la sanción es de carácter mercantil (resolución contractual, etc.) o requiere el ejercicio de acciones legales será adoptada por el Consejo de Administración, y ejecutada por persona con apoderamiento suficiente.

7.      Recepción de información por canales distintos al habilitado

En el supuesto de que se reciba una comunicación, ya fuera o pudiera ser objeto material del ámbito de aplicación del canal de comunicaciones, a través un canal que no sea el competente o por los miembros del personal que no sean los responsables de su tratamiento, la persona o personas que lo hubieran recibido remitirán de inmediato la comunicación al Responsable del sistema de gestión, no pudiendo revelar cualesquiera información que pudiera permitir identificar al informante o a la persona afectada.

8.      Identificación de canales externos

Además del Canal ético implementado por esta entidad, la Ley prevé otros mecanismos de información como el canal externo (artículo 16) y la revelación pública (artículo 27). Este canal externo no resulta incompatible con el canal interno implementado por esta entidad, ya que este, aunque se conforma como preferente, ello no supone que sea excluyente del canal externo, de tal modo que pueden compatibilizarse e, inclusive, acudir única y exclusivamente al señalado canal externo.

Este canal externo se gestiona por la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.).

9.      Derechos del informante

El procedimiento de gestión y tramitación de informaciones velará por el cumplimiento de los derechos proclamados en favor del informante:

a) Confidencialidad de las comunicaciones emitidas a través del sistema y de las resoluciones que en su caso se dicten, garantizando el anonimato para los casos en los que informante opte por esta opción, impidiendo el acceso a ella por el personal no autorizado; protección que se hace extensible a los terceros que fueran mencionados o estuvieran involucrados en la investigación.

b) Indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro donde recibir las comunicaciones que realice a propósito de la investigación o Renunciar, en su caso, a recibir comunicaciones.

c) Comparecer por propia iniciativa o cuando sea requerido por esta, siendo asistido, en su caso y si lo considera oportuno, por abogado.

d) Ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal.

e) Conocer el estado de la tramitación de su comunicación y los resultados de la investigación.

f)  Derecho de protección: El informante tiene derecho a acogerse a las medidas de protección dispensadas en el apartado 5.10, además de cualesquiera otras que le pudieran dispensar las autoridades competentes sobre el canal externo.

g) Derecho a no represalias.

h) Derecho de información.

10.   Protección frente a represalias

Se prohíben las conductas que incurriesen en algunas de las siguientes situaciones, con la excepción de que las mismas, por causas acreditadas o acreditables, se hubieren tomado por razones ajenas a la presentación de la comunicación que, en todo caso, deberá probar la persona que hubiera tomado la medida prohibida:

·     Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido.

·        Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.

·        Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.

·     Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.

·       Denegación o anulación de una licencia o permiso.

·       Denegación de formación.

·       Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

·       Cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial.

·       Degradación o denegación de ascensos.

·       Denegación de formaciones, cursos, entre otros.

·       Evaluación o referencias negativas sobre resultados laborales.

·       La suspensión, despido, destitución o medidas equivalentes.

·       Imposición de medidas disciplinarias, amonestaciones u otra sanción, incluidas las disminuciones de periodos de descanso o vacaciones.

·       Intimidaciones, acoso, discriminación o trato desfavorable.

·       Daños físicos, morales o reputaciones, incluidos en medios sociales.

·       Revelación anónima de información, identificando al comunicaciónnte para que sufra hostilidades en el entorno laboral.

·       Proceso de difamación fuera del entorno laboral.

·       Alegar la existencia de la cláusula de confidencialidad entre el comunicaciónnte y la Organización, para sancionar al comunicaciónnte por su incumplimiento.

11.    Derechos del comunicacióndo

El procedimiento de gestión de informaciones garantiza los siguientes derechos a la persona con respecto de la cual se presente la información:

·   Se preservará y garantizará la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada.

·       Derecho de defensa.

·       Derecho a la presunción de inocencia.

·       Derecho de acceso al expediente, con las limitaciones necesarias para preservar la identidad y confidencialidad propugnada para el informante terceros.

·       Derecho a hacer alegaciones.

12.   Aviso legal

En cumplimiento de lo dispuesto en el art. 13 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), le informamos que los datos que nos facilite mediante correo electrónico van a ser incorporados a un fichero responsabilidad de SPAR Tenerife, y tratados con base en el cumplimiento de una obligación legal, con la finalidad de tramitar y resolver las informaciones recibidas conforme al procedimiento establecido.

Sus datos podrán ser accesibles a prestadores de servicios tecnológicos externos, tales como alojamiento web, mantenimiento informático y otros similares vinculados a SPAR Tenerife.

Los datos obtenidos a través de esta vía serán conservados durante el tiempo necesario para resolver la tramitación de la comunicación. En todo caso podrá, en cualquier momento, revocar el consentimiento otorgado y ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, revocación, limitación, portabilidad y oposición a decisiones automatizadas, mediante el envío de un correo electrónico a la siguiente dirección canalcomunicación@spartenerife.es

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